Nasıl etkili Geri bildirim verebiliriz?
Bir işin, bir sürecin ya da bir iletişimin sonunda kişilere veya kurumlara süreç ile ilgili, o sürecin nasıl geliştirilebileceğine dair yapılan yorumlardır. Olması gereken bir geri bildirim mekanizması şöyle işlemelidir:
Süreç→ Geri bildirim→ Geri bildirimler doğrultusunda sürecin iyileştirilmesi.
Pek çok sistemde bu mekanizma başarılı bir şekilde işliyor. Örneğin sosyal medya platformları ya da alışveriş siteleri size bir gönderi gösteriyor. Siz bu gönderiyi görmek istemediğinizi ekrandaki ilgili kutucuğa tıklayarak geri bildirim veriyorsunuz. Bu siteler bu geri bildirim sonrasında size ona benzer gönderileri bir daha göstermiyor. Tam tersi olarak bir film izleme platformunda ise “ben bu önerdiğini beğendim. Bana buna benzer şeyler öner” dediğinizde de mekanizma bu geri bildiriminize uygun olarak size uygun yeni içerikler aramaya başlıyor.
Algoritmalar, sistemler, makinalar bu süreci bu kadar iyi yürütebilirken, insanlar bu geri bildirim mekanizmasını o kadar kolay yönetemiyorlar. Makinalardan farklı olarak insanlar geri bildirim veren kişilerin karakterlerinden etkileniyorlar. Hatta bu sebeple bazı geri bildirimleri görmezden geliyorlar. Bunun sebebi her ne kadar önyargılar ve kişisel ilişkilerden olsa da geri bildirim veren kişinin de bu problemde parmağının olduğunu söylersek yanılmış olmayız.
Geri bildirim konusunda geri bildirim verilen kişinin üzerine çok fazla odaklanıyoruz. Buradaki önemli noktalardan bir tanesi de geri bildirim veren kişinin tarzı ve geri bildirim verme şeklidir. Etkili geri bildirim ve başarısız bir geri bildirim arasındaki farklar çok bariz olsa da, kişiler bu süreçte bunları unutmaya meyilli olabiliyor. Bunlardan bir kaçını şöyle sıralayabiliriz:
1- Konunun ne olduğuna ve detaylarına hakim olmak
Belki komik denebilecek kadar basit ama bir o kadar önemli, karşımızdakine geri bildirim verebilmek için, geri bildirim vereceğimiz konuda kişi ne yapmış, nasıl yapmış, ne söylemiş bunlara hakim olmak ve bunlar üzerinden geri bildirim vermek. Bu konudaki önerimiz süreç boyunca dikkatlice dinlemek ve not tutmak olacaktır. Bu şekilde hem karşımızdakine başarılı bir geri bildirim verebilir, hem de aklımıza gelen noktaları unutmadan ve takılmadan etkili bir biçimde aktarabiliriz.
2- Geri bildirim verme şeklimiz
Geri bildirim her zaman olumsuz olmak zorunda değil, olumlu geri bildirim vermek de her zaman için faydalı ve önemli. Fakat bu maddemiz çoğunlukla olumsuz geri bildirimlerde karşımıza çıkıyor. Her ne kadar her insanın karakteri ve iletişim tarzı bir diğerinden farklı olsa da geri bildirim verirken alıcı konumdaki kişiyi kırmamak adına kullandığımız dile dikkat etmek önemli. Şiddetsiz iletişim kullanmaya geri bildirim sırasında da dikkat etmek, sürecin verimli geçmesi açısından çok önemli.
3- Geri bildirim için uygun ortamı oluşturma
Geri bildirim verebilmek veya alabilmek için her an ve her yer uygun olmayabiliyor. O yüzden geri bildirim sürecinde uygun ortamı ve anı oluşturmak çok önemli.
Geri bildirim alacak kişi o an orada geri bildirim almak istemiyor olabilir. Bu sırada onunla paylaşılan geri bildirim o kişiye fayda sağlamayacağı gibi rahatsız olmasına da sebep olabilir. Bazı insanlar bir süreçten, konuşmadan, sunumdan sonra hemen geri bildirim isterken, bir grup insan düşünmek ve kendini değerlendirmek için biraz süreye ihtiyaç duyabilir.
4- Meseleyi Kişiselleştirmemek
Unutulmamalı ki geri bildirim sürece ve ya yapılan işe verilen bir öneri, bir tavsiyedir ve tek amacı konu olan işin daha yapılması için gözlemlenen noktalardır, akla gelen fikirlerdir. Geri bildirim hiçbir durumda veya süreç içerisinde kişinin kişilik özelliklerini, karakterini, özel hayatını içeremez.
Aynı şekilde geri bildirim alan kişi için, geri bildirim kişiyle olan kişisel ilişkiler ve geri bildirimleri ayrı ayrı değerlendirmeli ve süreci iyileştirmeyi öncelik olarak alıp kişileri ikinci plana almalıdır.