Erteleme hayatın pek çok alanında var. Günlük işlerin ertelenmesi, sağlık işlerinin ertelemesi, sosyal erteleme, akademik erteleme gibi… Bir de işyeri ertelemesi var ki hepimizin karın ağrısı. Hem çalışanların hem yöneticilerin hem de İnsan Kaynakları departmanlarının farkında olması ve çözüm üretmesi gereken bir konu. Bir çalışan işlerini erteliyorsa; bu çalışan tembeldir, disiplinsizdir ve hatta işten çıkarılmalıdır diyebilir miyiz? Çalışanların işlerini ertelemesinde şirketlerin hiç sorumluluğu yok mudur? Peki bir kurum çalışanlarındaki erteleme davranışını azaltmak için neler yapabilir?
Erteleme davranışı nedir? Erteleme kavramının çalışılmasının 20-30 yıllık tarihi boyunca araştırmacılar tek bir ortak tanımda birleşememişlerdir. Erteleme; kişinin huzursuz olana kadar işlerini sebepsiz olarak geciktirmesi, yüksek önceliği olan bir işin, daha az önemli bir işten daha sonra yapılmak üzere bekletilmesi ve hatta bu kaçınma halinin de kişide psikolojik sıkıntılar yaratması olarak farklı şekillerde tanımlanmıştır.
Erteleme davranışı ile ilgili pek çok tanım var, nedenleriyle ilgili de çeşitli görüşler var ama sonuç belli. Erteleme davranışının bedeli ağır: Şirketin mali zararı, çalışanın iyi-oluşunun ve verimliliğinin düşmesi.
A.B.D.’de yapılan bir araştırmaya göre, erteleme davranışı çalışanın zamanının dörtte birine mâl olmaktadır ve iş verenler yılda çalışan başına 10.000 dolar zarar etmektedir. Ayrıca erteleme davranışının kişilerin iyi-oluşu ve stres düzeyleri üzerine önemli etkisi olduğu gözlenmiştir. Solomon ve Rothblum’un araştırmalarına göre; erteleme davranışı suçluluk duygusuna, özgüven eksikliğine, strese ve bunun doğrultusunda çeşitli hastalıklara neden olabilmektedir.
Peki neden erteliyoruz? Erteleme kimi için duruma özgü, kimi için ise alışkanlık olabilir. Yani iki farklı türde erteleme davranışı vardır: Lay ve Brokenshire’ın araştırmasına göre, kişilik özelliği olarak erteleme yaşamın birçok alanında erteleme eğiliminin gösterilmesi anlamını taşır. Kişi yaşamın pek çok alanındaki işleri zamanında tamamlayamaz ve bunu süreğen hale getirerek, kişisel özellik olarak kemikleştirir ve yaşamının tamamına yayar. Yetişkinlerin yaklaşık %25’inin kişilik özelliği olarak erteleyen, kronik ertelemeciler olduğu bilinmektedir. Araştırmalara göre kişilik özelliği olarak ertelemek ile daha az para kazanmak arasında bir bağlantı da vardır.
Bir diğer erteleme çeşidi ise durumsal ertelemedir. Durumsal ertelemede, kişilik özelliği olarak ertelemenin aksine, birey yaşamın sadece bir ya da birkaç alanında erteleme gösterir. Milgram ve Naaman’a göre, birey çeşitli nedenlerden ötürü zaman zaman erteleme davranışı sergiler. Sosyal ya da günlük işlerdeki ertelemeler buna örnek gösterilir. Yani iş yerinde erteleme davranışı sergileyen birisi illa ki kronik ertelemeci olmayabilir, ‘tembel’ ya da ‘disiplinsiz’ diye etiketlenmesine gerek yoktur. Bu kişi durumsal olarak erteliyor olabilir ve belki de bu “durum”u ancak şirket çözebilir.
Eğer çalışanlarınız “durumsal erteleme” yaşıyorsa, bu şirket ile alakalı olabilir mi? Araştırmalar gösteriyor ki; ertelemenin derecesi ve ertelemecilerin sayısı işin niteliğine göre değişmektedir. Hammer ve Ferrari’nin çalışmaları, beyaz yakalıların mavi yakalılara göre daha fazla ertelediğini ortaya koymuştur. Ayrıca avukatlar gibi serbest meslek çalışanlarının satış elemanlarına ve orta düzey yöneticilere kıyasla daha fazla erteleme yaptığı ortaya çıkmıştır. Bir diğer araştırmaya göre çalışanların işi değerli ve anlamlı bulmaları çalışma isteklerini ve performanslarını arttırmaktadır. Dolayısıyla iş niteliği çalışanı motive etmediğinde, çalışanlar işi anlamlı olarak algılamadığında erteleme davranışı körüklenmektedir.
Nicholas Carr’ın ‘The Shallows’ kitabında iş ortamımızın dikkatimizi dağıttığını ve erteleme davranışımızın asıl sorumlusu olduğunu anlatıyor. Verilen görevlerin nitelikleri; çalışanlarda yılgınlık, gücenme ve sıkılmaya yol açabiliyor. Çalışanların benlik algısını büyük ölçüde işteki performansları etkilediğinden, erteleme davranışını arttıran işlerde çalışanlar kendilerini ertelemeci olarak etiketliyor; stres düzeyleri artıyor, öz-saygıları düşüyor.
Peki iş nitelikleri nasıl olmalı? Araştırmalara göre aşağıdaki 6 temel çalışan ihtiyacını karşılayan işlerde çalışanlar daha mutlu oluyor:
Başarı ihtiyacı: Kişinin becerilerini kullanabilmesi ve başarıya ulaşabilmesine olanak sağlayan işler
Bağımsızlık ihtiyacı: Kişinin yaratıcılığını ortaya çıkarabildiği ve kişisel inisiyatif kullanabildiği işler
Tanınma ihtiyacı: Kişinin prestij sahibi olmasına ve yükselmesine imkân tanıyan işler
İlişki kurma ihtiyacı: Kişinin eşit ilişkiler kurabildiği ve toplumsal hizmeti destekleyen işler
Destek görme ihtiyacı: Uygun eğitimlerin verildiği, iyi süpervizörlerin olduğu, tahmin edilebilir ve stabil işler
Çalışma koşulları: Kişinin az stresle pek çok iş yapabildiği rahat çalışma koşulları sunan işler
Kurumunuzda erteleme davranışını nasıl azaltabilirsiniz? Öncelikle kurumunuzda bu niteliklerin olup olmadığını ya da bu nitelikleri nasıl geliştirebileceğinizi belirlemelisiniz. Bazen bu nitelikleri geliştirmek kurum vizyonunu ve çalışma sistemini değiştirmek gibi köklü değişiklikler gerektirebilir. Bazen de takım çalışmasını arttırmak, takım-için güven duygusu oluşturmak, çalışanların iletişim becerilerini geliştirmek, geribildirim mekanizmasını gözden geçirmek gibi önlemler gerekebilir. Tüm bu basamaklarda kurumunuza özel ihtiyaçların belirlenmesi gerekir. Her kurum için aynı şekilde uygulanan basmakalıp stratejiler işe yaramayabilir.
Tüm bu araştırmalar ele alındığında; iş yerinde ertelemenin nedenlerinin ortaya çıkarılması ve azaltılması yönünde stratejilerin, eğitim ve süpervizyon programlarının belirlenmesi büyük önem taşımaktadır.
KAYNAKÇA
Milgram, N. (Noach) ve Naaman, N. (1996). Typology in procrastination. Personality and Individual Differences, 20(6), 679–683.
Nguyen, B., Steel, P. Ve Ferrari J. R. (2013). Procrastination’s impact in the workplace and the workplace’s impact on procrastination. International Journal of Selection and Assessment, 21(4), 388-399.
Özer, A. ve Altun, E. (2011). Üniversite öğrencilerinin akademik erteleme nedenleri. Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi, (21), 45-72.